في مكتب المحاماة، تتقدم المسطرة عبر سلسلة من الإجراءات: فتح الملف واستكماله، وتصنيف الوثائق، وإسناد مسعى، والتحضير لجلسة، وتحرير مراسلة، ومتابعة ما يترتب عن ذلك. وعندما تُتابَع هذه المراحل عبر عدة أدوات أو تبادلات منفصلة، قد يضيع الفريق وقته في البحث عن المعلومة أو في التأكد ممن هو مكلف بالتصرف.
يساعد AvocatiqueX على تنظيم هذا العمل ضمن منصة مشتركة. ويمكن لوظائفه الخاصة بتدبير الملفات والمساعي والجلسات والوثائق والإشعارات أن تجعل المسؤوليات والخطوات المقبلة أكثر وضوحًا.
بالنسبة لكل ملف، يمكن للمكتب اعتماد منهجية ملائمة لممارسته:
يساعد هذا التنظيم كل فرد على معرفة ما أُنجز وما يتبقى معالجته. كما يمكن أن يقلص الإدخال المزدوج عندما تكون المعلومات مُدخَلة بشكل صحيح في التطبيق.
تساهم الإشعارات في لفت الانتباه إلى المواعيد والمهام المتأخرة والآجال المسجَّلة. وبذلك يمكن للمكتب تنظيم التحضيرات وتوزيع عمليات التحقق بين أعضاء الفريق.
غير أن التنبيه لا يُعد تأكيدًا قانونيًا للتاريخ أو الأجل الواجب التطبيق. ويجب على الشخص المسؤول التحقق من المعلومات المهمة، لا سيما عندما تأتي من مصدر خارجي أو من مصلحة قضائية.
يمكن للأتمتة أن تساعد على توليد المراسلات انطلاقًا من معلومات الملف، ومتابعة تنفيذ المساعي، وإعداد بعض العمليات الإدارية. ويجب أن تؤطَّر بمراحل مراقبة ملائمة للمكتب.
قبل اعتماد مسار مؤتمت، من المفيد تحديد المعلومات التي تُملأ مسبقًا، ومن يمكنه تعديلها أو المصادقة عليها، وما الإشعارات التي تُرسَل وإلى من، وما المراحل التي تستلزم مصادقة بشرية، وما الإجراء الواجب اتباعه إذا كانت الخدمة غير متاحة أو بدت إحدى المعطيات غير صحيحة.
ويجب أن يظل إيداع إجراء أو احتساب أجل أو إرسال مراسلة مهمة خاضعًا لعمليات المراقبة التي يقررها المكتب ولمصادقة المحامي المختص.
يمكن للمحامي المستقل استعمال الأداة لمتابعة إجراءاته وتواريخه الخاصة. ويمكن للفريق توزيع المساعي وتقاسم المعلومات وفق الأدوار المحددة. وفي الحالتين، تتوقف قيمة الأتمتة على منهجية واضحة وعلى بيانات يتم تحيينها بانتظام.
اكتشف وظائف المتابعة والأتمتة في AvocatiqueX خلال عرض توضيحي ملائم لمكتبك.